Правила оформления служебных записок

Одним из видов документов, предусмотренных для обеспечения коммуникативной связи между работниками (руководителями) или подразделениями одной компании, выступает служебная записка. И главным моментом при этом выступает то, что лица, вовлеченные в работу с ней, не могут находиться в подчинении друг у друга. В рамках данной статьи рассмотрим основные правила оформления служебных записок, их тематику, виды и функции.

Служебная записка, правила составления которой мы рассматриваем, не имеет строго ограниченной тематики. Все зависит от осуществляемой деятельности предприятия. Данный документ, подготовленный в соответствии с нормами действующего законодательства, позволит вам более оперативно разрешить возникающие вопросы. По сути, это всего лишь аналог речевого сообщения, но имеющий гораздо больше преимуществ:

• оформляется в письменном виде;
• включает ссылки на предыдущие записки;
• указывает на персональную ответственность;
• может использоваться автором и исполнителем;
• ограничивает сроки исполнения конкретных работ;
• может передаваться одному или нескольким авторам одновременно.

Для того чтобы грамотно написать служебную записку, стоит придерживаться иерархии, присущей каждой компании. Делать это должен тот сотрудник, который нуждается в получении определенной информации, но подпись на данном документе должен проставить руководитель отдела. Вы можете написать обращение на горизонтальном уровне, т.е. руководитель одного подразделения руководителю другого, или оформить докладную, когда сообщение передается вышестоящему руководству. В последнем случае записка содержит определенные выводы или предложения по разрешению возникшей проблемы. Получатель обязан проставить на ней свою личную подпись и дату.

Правила написания служебной записки и образец

Независимо от тематики обращения, каждая служебная записка в 2016 году должна быть оформлена в официально-деловом стиле в соответствии с бланком, утвержденным инструкцией по делопроизводству. Чтобы правильно написать служебную записку работнику необходимо указать следующие данные:

• вид документа;
• наименование организации;
• кому адресовано данное обращение и от кого;
• тема, номер и дата отправки.

Несмотря на то, что в законодательстве не предусмотрено особых требований, содержание вашего послания должно быть лаконичным без двусмысленных предложений.

В самом конце текста проставляется личная подпись отправителя. Для регистрации документации данного типа предусмотрен единый реестр, куда проставляется порядковый номер и дата документа. Если вам потребуется написать служебную записку руководителю, то делать это стоит в той форме, которая предусмотрена уставной документацией.

Остались вопросы относительно правил написания служебных записок? Не отчаивайтесь, на нашем интернет-портале вы найдете массу информации по данной тематике и телефон горячей линии, по которому сможете проконсультироваться с ведущими трудовыми юристами именно в тот момент, когда потребуется информационно-правовая поддержка. Мы обязательно поможем вам разобраться в ситуации и достичь более значимого результата.